E-learning laten maken: complete gids voor bedrijven

Wil je een e-learning laten maken voor medewerkers, klanten of partners? Dan kom je al snel voor veel keuzes te staan. Hoe lang moet een online training zijn? Kies je voor maatwerk of bestaande content? Heb je een LMS nodig? Wat zijn SCORM en xAPI? En misschien wel het belangrijkste: wat kost professionele e-learning eigenlijk?

Een goede e-learning is namelijk veel meer dan een PowerPointpresentatie met een paar quizvragen.

Professionele e-learning combineert didactiek, inhoud, design, interactie en technologie om ervoor te zorgen dat deelnemers niet alleen informatie bekijken, maar er daadwerkelijk iets van leren.

In deze gids leggen we stap voor stap uit waar je op moet letten wanneer je e-learning wilt laten ontwikkelen.

Wat betekent e-learning laten maken?

Wanneer je een e-learning laat maken, wordt digitale leercontent speciaal voor jouw organisatie ontwikkeld.

Dat kan een relatief eenvoudige online training zijn met tekst, afbeeldingen, video en kennisvragen. Maar het kan ook gaan om een uitgebreid programma met interactieve scenario's, animaties, software-simulaties, games, toetsen en meerdere leerpaden.

Veel voorkomende toepassingen zijn:

• onboarding van nieuwe medewerkers;

• compliance en wetgeving;

• veiligheidstrainingen;

• softwaretraining;

• producttraining;

• salestraining;

• technische instructies;

• klanttraining;

• leiderschapsontwikkeling;

• proces- en systeemtraining;

• certificering;

• gedragsverandering.

Het grote voordeel is schaalbaarheid. Een eenmaal ontwikkelde training kan door grote aantallen deelnemers worden gevolgd, onafhankelijk van locatie en vaak ook onafhankelijk van tijd.

Wanneer is maatwerk e-learning interessant?

Niet voor ieder onderwerp hoef je een eigen training te ontwikkelen.

Voor algemene onderwerpen zoals timemanagement, Excel, communicatie of persoonlijke effectiviteit kan bestaande trainingscontent uitstekend voldoen.

Maatwerk wordt vooral interessant wanneer de kennis specifiek is voor jouw organisatie.

Denk bijvoorbeeld aan een productiebedrijf met eigen veiligheidsprocedures, een softwareleverancier die klanten een applicatie wil leren gebruiken of een organisatie die nieuwe medewerkers haar eigen processen, cultuur en systemen wil leren kennen.

Bij maatwerk kun je onder andere:

• je eigen huisstijl gebruiken;

• echte praktijksituaties verwerken;

• eigen medewerkers of personages gebruiken;

• interne software nabootsen;

• organisatiespecifieke procedures behandelen;

• verschillende doelgroepen aparte leerpaden geven;

• toetsen en certificering toevoegen.

Nederlandse aanbieders zoals Maxcademy, TinQwise en Bigfish positioneren maatwerk daarom expliciet rond de combinatie van leerdoelen, doelgroep, didactiek en organisatiespecifieke content.

Begin niet met de tool, maar met het leerdoel

Een van de belangrijkste keuzes wordt gemaakt voordat er ook maar één scherm is ontworpen.

Vraag jezelf af:

Wat moet iemand na afloop van de training anders weten, kunnen of doen?

Dat klinkt eenvoudig, maar het maakt een groot verschil.

Stel dat medewerkers regelmatig een fout maken in een bedrijfsproces. Dan is het doel niet dat ze een presentatie over het proces hebben bekeken. Het doel is dat ze in een praktijksituatie de juiste beslissing nemen.

Dat vraagt waarschijnlijk om scenario's en oefeningen.

Wil je daarentegen nieuwe medewerkers kennismaken met de geschiedenis, cultuur en structuur van de organisatie? Dan kunnen video, fotografie, korte teksten en interviews juist heel geschikt zijn.

Een goede e-learningleverancier zou daarom eerst naar het probleem en de doelgroep moeten kijken en pas daarna naar tools en technologie.

Maxcademy beschrijft zijn eigen aanpak bijvoorbeeld vanuit Learning Design, Learning Development en Learning Experience. Daarbij worden eerst doelgroep, leerdoelen, didactiek, interactie en toetsing bepaald voordat de uiteindelijke leeroplossing wordt geproduceerd.

Hoe verloopt het laten maken van e-learning?

Hoewel ieder bureau een eigen werkwijze heeft, bestaat een professioneel ontwikkeltraject meestal uit een aantal herkenbare fases.

1. Intake en analyse

Eerst wordt duidelijk gemaakt wat het probleem is.

Daarbij komen bijvoorbeeld deze vragen aan bod:

• Wie is de doelgroep?

• Wat weten deelnemers al?

• Wat moeten ze leren?

• Welk gedrag moet veranderen?

• Hoeveel tijd mogen deelnemers besteden?

• Op welke apparaten wordt de training gevolgd?

• Is er al een LMS?

• In welke talen moet de training beschikbaar zijn?

Probeer in deze fase vooral niet meteen alle beschikbare informatie in de training te stoppen.

Meer inhoud betekent niet automatisch beter leren.

2. Leerdoelen bepalen

Goede leerdoelen zijn concreet.

Vergelijk:

“Medewerkers begrijpen ons veiligheidsbeleid.”

met:

“Medewerkers kunnen in vijf veelvoorkomende werksituaties bepalen welke veiligheidsprocedure ze moeten volgen.”

De tweede versie maakt veel duidelijker wat je uiteindelijk moet oefenen en toetsen.

3. Concept en instructional design

Vervolgens wordt bepaald hoe iemand de stof gaat leren.

Daarbij kun je denken aan:

• scenario-based learning;

• microlearning;

• demonstraties;

• video;

• animatie;

• interactieve oefeningen;

• simulaties;

• quizzen;

• praktijkopdrachten;

• blended learning.

De beste vorm hangt af van het leerdoel.

4. Script of storyboard

Voordat de technische productie begint, wordt meestal een script of storyboard gemaakt.

Hierin staat bijvoorbeeld:

• welke tekst op het scherm verschijnt;

• wat een voice-over vertelt;

• welke beelden nodig zijn;

• welke interacties plaatsvinden;

• welke feedback deelnemers krijgen;

• hoe toetsen werken.

Het is verstandig om in deze fase uitgebreid feedback te geven.

Een tekst aanpassen in een script is veel eenvoudiger dan een volledig geproduceerde animatie opnieuw maken.

5. Ontwerp en productie

Na goedkeuring begint de productie.

Afhankelijk van het project worden onder andere gebouwd of geproduceerd:

• e-learningschermen;

• illustraties;

• animaties;

• video's;

• audio;

• voice-over;

• interactieve scenario's;

• software-simulaties;

• quizzen;

• toetsen.

Partijen verschillen behoorlijk in productiestijl. Maxcademy noemt bijvoorbeeld interactieve scenario's, minigames, software-simulaties, animatie en video als mogelijke onderdelen, terwijl Studytube naast een leerplatform ook een auteurstool en ondersteuning door onderwijs-, video- en designexperts aanbiedt.

6. Review en testen

Daarna moet de training inhoudelijk én technisch getest worden.

Controleer bijvoorbeeld:

• klopt alle inhoud?

• zijn de antwoorden en feedback correct?

• werken alle knoppen?

• werkt de training op mobiel?

• worden resultaten correct opgeslagen?

• werkt hervatten op de juiste plek?

• wordt een voldoende correct doorgegeven aan het LMS?

• werken video en audio goed?

• zijn teksten en ondertitels correct?

Laat indien mogelijk ook een kleine groep echte eindgebruikers testen.

Zij zien vaak problemen die inhoudsdeskundigen en ontwikkelaars over het hoofd zien.

7. Publicatie in het LMS

Na goedkeuring kan de e-learning worden gepubliceerd.

Dat gebeurt vaak via een Learning Management System, oftewel LMS.

Daar kunnen deelnemers bijvoorbeeld:

• trainingen starten;

• hun voortgang bekijken;

• resultaten opslaan;

• certificaten behalen;

• toegewezen trainingen zien.

Managers en L&D-teams kunnen vanuit het LMS meestal volgen wie een training heeft gestart of afgerond.

Heb je een LMS nodig?

Niet altijd.

Wanneer je één openbare cursus of klanttraining aanbiedt, kan een zelfstandige online oplossing voldoende zijn.

Wil je echter trainingen toewijzen aan medewerkers, voortgang volgen, certificaten uitdelen en rapportages maken? Dan is een LMS vaak logisch.

Je kunt een bestaand LMS gebruiken of een leverancier kiezen die er één aanbiedt.

Studytube combineert bijvoorbeeld LMS- en LXP-functionaliteit met skill mapping, leercontent en een AI-auteurstool. TinQwise biedt eveneens een platform waarin LMS-structuur wordt gecombineerd met LXP-functionaliteit, gamification, leerflows en rapportages.

Maxcademy biedt Maxcademy Learn, gebaseerd op Moodle, maar geeft daarnaast aan ook rechtstreeks in het bestaande LMS van een opdrachtgever te kunnen werken.

Heb je al een LMS? Controleer dan vóór de start van een project of de nieuwe e-learning technisch compatibel is.

Wat zijn SCORM en xAPI?

Wanneer je e-learning laat maken, kom je waarschijnlijk de term SCORM tegen.

SCORM maakt het mogelijk een digitaal leerpakket in verschillende compatibele leerplatformen te gebruiken en informatie zoals voltooiing en resultaten door te geven.

Daarnaast bestaat xAPI.

xAPI is ontworpen om leerervaringen over een bredere verzameling systemen en activiteiten vast te kunnen leggen dan traditionele SCORM-implementaties.

Je hoeft als opdrachtgever niet alle technische details hiervan te kennen.

Vraag je leverancier simpelweg:

“In welk formaat wordt de module opgeleverd en werkt dit aantoonbaar binnen ons LMS?”

En laat dat vooraf testen.

Welke tools worden gebruikt om e-learning te maken?

Een veelgebruikte tool is Articulate Rise. Daarmee kunnen moderne responsive trainingen worden ontwikkeld die relatief efficiënt zijn te produceren en goed werken op verschillende apparaten.

Voor complexere interacties wordt bijvoorbeeld Articulate Storyline gebruikt.

Andere oplossingen zijn onder meer Captivate en verschillende LMS-gebaseerde auteurstools.

Maxcademy geeft bijvoorbeeld aan veel met Articulate Rise te werken en SCORM of xAPI te leveren. Voor specifieke toepassingen zoals complexere interacties en klikdemo's kunnen volgens het bedrijf ook Storyline of Captivate worden ingezet.

Maar de tool zou nooit je eerste selectiecriterium moeten zijn.

Een slecht leerconcept wordt niet goed doordat het in dure software wordt gebouwd.

Kun je e-learning ook zelf maken?

Absoluut.

Voor organisaties die regelmatig eenvoudige interne trainingen moeten publiceren kan zelfbouw zelfs aantrekkelijker zijn.

Moderne auteurstools maken het steeds eenvoudiger om bestaande PowerPoints, documenten, video's en kennis om te zetten naar digitale trainingen. Studytube biedt bijvoorbeeld een AI-auteurstool waarmee bestaande PDF-, PPT- en SCORM-bestanden als input kunnen worden gebruikt.

Zelf maken is vooral interessant wanneer:

• je regelmatig content moet actualiseren;
• je intern didactische expertise hebt;
• de trainingen relatief eenvoudig zijn;
• je veel modules wilt produceren;
• snelheid belangrijker is dan uitgebreid maatwerk.

Uitbesteden wordt interessanter wanneer je behoefte hebt aan:

• instructional design;
• professionele scripts;
• maatwerkinteractie;
• animatie;
• video;
• software-simulaties;
• hoogwaardige vormgeving;
• complexe techniek;
• een onafhankelijke blik op de leeroplossing.

Er bestaat dus ook een tussenvorm.

Je kunt het didactische concept en de eerste module professioneel laten ontwikkelen en daarna intern varianten produceren.

Wat kost e-learning laten maken?

Dit is waarschijnlijk de meest gestelde vraag.

Het lastige antwoord is: dat hangt enorm af van wat je onder een e-learning verstaat.

Een korte module in een bestaand template is niet vergelijkbaar met een volledig maatwerkprogramma met eigen illustraties, interactieve scenario's, video en animatie.

Gepubliceerde Nederlandse prijzen laten die verschillen goed zien.

Maxcademy noemt momenteel ongeveer €1.500 exclusief btw voor een module van circa 15 minuten. Daarbij vermeldt het bedrijf onder andere scriptwerk, drie minuten animatie met menselijke voice-over en oplevering in het LMS of als SCORM-pakket.

Bigfish noemt voor zijn eigen dienstverlening vanaf €6.000 voor een basismodule en ongeveer €10.000 tot €30.000 voor interactieve maatwerkmodules, afhankelijk van onder andere scenario's, gamification, animatie en video.

Dat grote verschil betekent niet automatisch dat de ene leverancier duur en de andere goedkoop is. De scope en het productieniveau kunnen volledig anders zijn.

Vraag daarom altijd wat inbegrepen is.

Denk aan:

• analyse;
• instructional design;
• script;
• projectmanagement;
• vormgeving;
• illustratie;
• animatie;
• video;
• voice-over;
• interactie;
• revisierondes;
• vertaling;
• SCORM/xAPI-export;
• LMS-testing;
• bronbestanden;
• onderhoud.

Vergelijk offertes dus nooit alleen op het bedrag onderaan.

Welke factoren bepalen de prijs?

Lengte

Meer leerminuten betekenen meestal meer script, schermen en productiewerk.

Maar lengte alleen zegt niet alles.

Een interactieve training van tien minuten kan meer werk zijn dan een lineaire cursus van dertig minuten.

Interactiviteit

Een knop en een meerkeuzevraag zijn relatief eenvoudig.

Een scenario waarin beslissingen tot verschillende vervolgstappen leiden vraagt aanzienlijk meer ontwerp- en ontwikkeltijd.

Animatie

Maatwerkanimaties vragen scripting, storyboard, illustratie, animatie en eventueel voice-over.

Video

Professionele video kan kosten met zich meebrengen voor locatie, camera, licht, montage, acteurs en regie.

Software-simulatie

Wil je medewerkers leren hoe een eigen ERP-, CRM- of softwaresysteem werkt? Dan moeten processen mogelijk worden opgenomen of nagebouwd.

Meertaligheid

Internationale organisaties moeten rekening houden met vertaling, lokalisatie, nieuwe voice-overs en extra kwaliteitscontrole.

Aantal feedbackrondes

Hoe meer stakeholders betrokken zijn, hoe groter de kans op wijzigingen.

Leg daarom vooraf vast hoeveel feedbackrondes inbegrepen zijn.

Hoe lang duurt het om e-learning te laten maken?

Ook hier bestaat geen universeel antwoord.

Voor relatief compacte producties kan de doorlooptijd enkele weken zijn. Complexe trajecten met veel stakeholders, video, animatie en maatwerkinteractie kunnen meerdere maanden duren.

Maxcademy noemt op zijn Nederlandse website bijvoorbeeld ongeveer twee tot vier weken voor een e-learningmodule, waarbij de snelheid van feedback van de klant invloed heeft op de planning.

Andere bureaus werken bij uitgebreidere trajecten met langere doorlooptijden. Bigfish noemt voor compacte producties vanaf ongeveer vier tot zes weken en voor uitgebreidere projecten zes tot twaalf weken.

De opdrachtgever heeft daarbij zelf vaak veel invloed op de snelheid.

Een project kan snel vertragen wanneer feedback door vijf afdelingen moet worden goedgekeurd.

Welke informatie moet je aanleveren?

Je hoeft meestal geen compleet script te hebben.

Wel helpt het wanneer je de belangrijkste broninformatie kunt verzamelen.

Bijvoorbeeld:

• bestaande PowerPoints;
• handleidingen;
• procesbeschrijvingen;
• beleidsdocumenten;
• video's;
• screenshots;
• interviews met experts;
• huisstijlrichtlijnen;
• bestaande trainingen;
• toetsvragen.

Maxcademy geeft expliciet aan bestaand materiaal zoals PowerPoints, handleidingen en video-opnamen als basis te kunnen gebruiken voor nieuwe e-learning.

Wijs daarnaast één inhoudsdeskundige en bij voorkeur één eindverantwoordelijke aan.

Tien mensen die ieder losse tekstwijzigingen sturen maken een project vrijwel altijd ingewikkelder.

Hoe selecteer je een goed e-learningbedrijf?

Vraag meerdere leveranciers niet simpelweg:

“Wat kost een module van twintig minuten?”

Geef ze dezelfde inhoudelijke briefing en beoordeel vervolgens hun voorgestelde oplossing.

Let onder andere op:

Didactische expertise

Begint de leverancier bij leerdoelen en doelgroep of meteen bij vormgeving en software?

Portfolio

Heeft het bedrijf vergelijkbare opdrachten uitgevoerd?

Maatwerk

Wordt werkelijk een unieke oplossing ontwikkeld of vooral een standaardtemplate ingevuld?

Techniek

Kan de leverancier aantoonbaar met je huidige LMS werken?

Eigenaarschap

Van wie zijn de bronbestanden na oplevering?

Onderhoud

Hoe worden wijzigingen over één of twee jaar uitgevoerd?

Samenwerking

Wie wordt je dagelijkse aanspreekpunt?

Transparantie

Is duidelijk wat wel en niet binnen de offerte valt?

Een goede leverancier hoeft niet overal de beste in te zijn. De juiste partij past bij jouw specifieke project.

Waar past Maxcademy in dat landschap?

Voor organisaties die maatwerk e-learning willen laten ontwikkelen is Maxcademy een interessante partij om mee te nemen in een leveranciersvergelijking.

Het bedrijf combineert instructional design en technische ontwikkeling met onder meer:

• interactieve scenario's;
• minigames;
• softwaretrainingen;
• simulaties;
• onboarding;
• compliance;
• veiligheidstraining;
• animatie en video;
• SCORM en xAPI;
• LMS-inrichting en testing.

Daarnaast ondersteunt Maxcademy het traject van analyse en leerstrategie tot scripts, redactie, productie, voice-over, vertaling en QA.

Een praktisch voordeel is dat Maxcademy vrij concrete prijs- en planningsinformatie publiceert. Daardoor kun je vooraf gemakkelijker beoordelen of hun productiemodel bij je project en budget past.

Dat neemt niet weg dat je bij grotere projecten altijd meerdere aanbieders en voorstellen moet vergelijken.

Vergeet toegankelijkheid niet

Een professionele digitale training moet door zoveel mogelijk deelnemers kunnen worden gebruikt.

Denk daarom onder andere aan:

• ondertiteling;
• voldoende contrast;
• toetsenbordbediening;
• duidelijke navigatie;
• begrijpelijke tekst;
• alternatieven voor visuele informatie;
• ondersteuning voor hulptechnologie waar nodig.

De internationale WCAG 2.2-richtlijnen zijn ontwikkeld om digitale content toegankelijker te maken voor mensen met onder andere visuele, auditieve, motorische en cognitieve beperkingen. W3C adviseert bij nieuwe of bijgewerkte digitale content de meest actuele WCAG-versie te gebruiken.

Bespreek toegankelijkheid bij voorkeur vóór de productie. Achteraf repareren is vaak ingewikkelder en duurder.

Meet wat de e-learning oplevert

“187 medewerkers hebben de training afgerond” is nuttige informatie, maar nog geen bewijs dat de training werkt.

Probeer ook te bepalen of het gewenste resultaat is bereikt.

Bijvoorbeeld:

• maken medewerkers minder fouten?
• zijn nieuwe collega's sneller zelfstandig?
• worden veiligheidsprocedures beter gevolgd?
• neemt het aantal supportvragen af?
• stijgt de productskennis?
• verbeteren toetsresultaten?
• verandert daadwerkelijk gedrag?

Daarmee verschuif je van completion naar impact.

En dat is uiteindelijk waar zakelijke e-learning om zou moeten draaien.

Checklist voordat je e-learning laat maken

Beantwoord deze vragen voordat je offertes aanvraagt:

1. Wat is het probleem dat we willen oplossen?
2. Wie is de doelgroep?
3. Wat moet iemand na afloop weten of kunnen?
4. Is maatwerk echt nodig?
5. Hoeveel deelnemers verwachten we?
6. Hoe lang mag de training duren?
7. Welke bestaande content hebben we?
8. Hebben we al een LMS?
9. Hebben we SCORM of xAPI nodig?
10. Welke talen zijn nodig?
11. Is toegankelijkheid een vereiste?
12. Wie geeft inhoudelijke feedback?
13. Wie geeft uiteindelijk goedkeuring?
14. Hoe vaak verwachten we de training te wijzigen?
15. Wat is het beschikbare budget?

Kun je deze vragen beantwoorden, dan kan een e-learningbedrijf veel nauwkeuriger adviseren en offreren.

Veelgestelde vragen over e-learning laten maken

Wat kost het om e-learning te laten maken?

Een compacte professionele module kan vanaf enkele duizenden euro's worden ontwikkeld, terwijl uitgebreide maatwerkproducties met scenario's, animatie, video en complexe interacties tienduizenden euro's kunnen kosten. Vraag altijd welke werkzaamheden in de offerte zijn inbegrepen.

Hoe lang duurt het maken van e-learning?

Een relatief compacte module kan in enkele weken worden geproduceerd. Voor uitgebreide maatwerktrajecten moet je eerder aan meerdere weken tot enkele maanden denken. Feedback en besluitvorming binnen je eigen organisatie hebben veel invloed op de totale doorlooptijd.

Kan e-learning in ons bestaande LMS?

Meestal wel. Veel leveranciers kunnen content als SCORM of xAPI opleveren. Controleer dit vooraf met zowel de leverancier als de beheerder van je LMS.

Kunnen we bestaande PowerPoints gebruiken?

Ja. Presentaties, handleidingen, video's en andere bestaande documentatie kunnen als bronmateriaal worden gebruikt. Ze moeten meestal wel didactisch worden bewerkt; een PowerPoint één-op-één online zetten maakt er nog geen goede e-learning van.

Is maatwerk beter dan standaardcontent?

Niet automatisch. Voor algemene onderwerpen kan bestaande content efficiënter zijn. Maatwerk wordt vooral waardevol voor organisatiespecifieke kennis, procedures, gedrag, producten en systemen.

Kunnen we later zelf wijzigingen maken?

Dat hangt af van de gebruikte techniek en afspraken met de leverancier. Bespreek vooraf of je bronbestanden krijgt en of interne medewerkers de training zelf kunnen aanpassen.

Hebben we altijd een LMS nodig?

Nee. Voor bepaalde toepassingen kan een zelfstandige weboplossing voldoende zijn. Wil je trainingen toewijzen, voortgang meten, resultaten opslaan en certificaten beheren, dan is een LMS meestal praktischer.

Conclusie: een goede e-learning begint vóór de productie

Een e-learning laten maken begint niet bij een auteurstool, animatie of LMS.

Het begint bij een duidelijke vraag:

Wat moet onze doelgroep straks beter weten, kunnen of doen?

Van daaruit kun je bepalen welke inhoud, interactie, techniek en productiekwaliteit nodig zijn.

Een eenvoudige module kan soms relatief snel en betaalbaar worden ontwikkeld. Een compleet maatwerkprogramma vraagt meer investering, maar kan vervolgens jarenlang en voor grote aantallen deelnemers worden ingezet.

Vergelijk leveranciers daarom niet uitsluitend op prijs. Kijk vooral naar didactiek, aanpak, relevante ervaring, techniek, transparantie en de kwaliteit van de samenwerking.

Want de mooiste e-learning is niet automatisch de beste.

De beste e-learning is de training die aantoonbaar helpt om het gewenste resultaat te bereiken.